PRESENTATION SKILLS

What Makes A Great Presentation?

 

ISI, DESAIN, DAN PENYAMPAIAN

Presentasi yang hebat merupakan kombinasi dari 3 elemen, yakni : isi (content), desain (design), dan cara penyampaian (delivery). Content meliputi penelitian dan organisasi dari semua materi yang ingin disampaikan. Design merupakan arsitektur dari slide dan grafik-grafik yang menggambarkan materi. Sedangkan delivery mencakup bagaimana cara Anda menyampaikan materi. Masing-masing elemen mempunyai bobot dan tingkat kepentingan yang sama. Untuk melakukan presentasi yang hebat, harus ada sinergi di antara 3 elemen tersebut.

KUNCI

Presentasi. Suatu situasi visual dan aural yang dimaksudkan mengkomunikasikan sesuatu. Tujuannya adalah memberikan informasi, membantu memberikan pemahaman, mendapatkan persetujuan atau kesepakatan, dan/atau memberikan motivasi untuk bertindak. Presentasi dapat diklasifikasikan menurut tujuannya : motivasional, informasional, persuasive, dan sebagainya.

Misalnya, Anda tidak mempunyai pengetahuan dan penguasaan yang memadai tentang materi yang akan Anda sampaikan, namun Anda menghabiskan banyak waktu untuk membuat tampilan atau slide yang menarik serta melakukan latihan presentasi berjam-jam. Apa yang terjadi ketika Anda melakukan presentasi di depan audiens? Presentasi akan berjalan lancar namun tidak interaktif karena Anda tidak memiliki wawasan lebih dari yang ada pada slide. Audiens akan lebih terfokus pada penjelasan atau slide Anda selanjutnya. Dan ketika seseorang bertanya, Anda tidak mampu menjawab sehingga hal ini akan menghancurkan kredibilitas Anda.

KETAHUI LEBIH DARI YANG ADA DI SLIDE

Anda harus selalu siap menjawab pertanyaan yang berkembang selama presentasi Anda. Namun begitu, jangan berasumsi bahwa semua audiens Anda merasa penting atau perlu mengetahui semua yang Anda ketahui. Seperti yang dikatakan oleh seorang teman, “Tidak sulit untuk mengetahui berbagai hal; yang sulit adalah mengetahui hal apa yang sebaiknya atau penting untuk dibagi kepada orang lain.” Jika Anda mengetahui alasan Anda melakukan presentasi dan untuk siapa, maka Anda akan lebih mudah menjawab pertanyaan di atas.

PROSES

Untuk membuat presentasi yang mengesankan, proses yang harus dilalui adalah : pertama, tentukan materi; kemudian mendesain materi; dan terakhir, mengembangkan strategi dan gaya penyampaian materi.

ISI PRESENTASI

Beberapa langkah yang harus dilakukan dalam membuat materi presentasi, antara lain :

  1. Lakukan penelitian terkait dengan materi yang ingin Anda bawakan.
  2. Kelompokkan informasi dalam kategori-kategori yang logis.
  3. Buatlah garis besar materi (outline).

Seringkali presenter tidak menjalankan langkah-langkah tersebut di atas. Malam hari sebelum presentasi, mereka baru mencari informasi yang akan dibuat slide dan berusaha membuat presentasi yang mengesankan. Bahkan ada yang baru menambahkan informasi di menit-menit terakhir.

Untuk menghindari masalah akibat persiapan yang mendadak dan terlambat, serta peng-edit-an di menit-menit terakhir dari presentasi, sebaiknya Anda selalu mengacu pada langkah-langkah di atas.

PERHATIKAN

Sebagian orang berpendapat bahwa persiapan presentasi yang baik berarti menyajikan paket materi presentasi tanpa ada perubahan. Seringkali hal ini justeru membuat audiens Anda merasa bosan dan meninggalkan presentasi Anda.

Yang sebaiknya Anda lakukan adalah tetaplah membawakan paket materi presentasi yang telah Anda persiapkan, namun terbukalah terhadap kemungkinan adanya perubahan sejauh dalam konteks presentasi Anda : informasi baru, perubahan mood, interest tertentu yang sedang berkembang, atau urgensi. Jangan ragu untuk menyesuaikan presentasi Anda untuk membuatnya lebih efektif dengan memberikan hal-hal yang baru dan segar.

DESAIN

Jika Anda telah memiliki outline materi presentasi, itu artinya Anda telah siap membuat slide dan menambahkan grafik, gambar, dan animasi.

PENYAMPAIAN

Agar strategi penyampaian materi presentasi Anda lancar, Anda perlu mengetahui logistik atau peralatan yang disediakan. Anda juga harus mengerti bagaimana caranya membuat audiens Anda dapat menyerap materi atau pesan yang Anda sampaikan. (Hanya karenda Anda sedang berbicara dan para audiens nampak mendengarkan Anda dengan penuh perhatian, tidak berarti telah terjadi transfer pengetahuan atau informasi dari Anda kepada para audiens).

Anda perlu menentukan tujuan presentasi Anda secara jelas, begitupun apa harapan Anda terhadap para audiens. Penting bagi para audiens menemukan nilai dalam presentasi Anda karena apa yang Anda presentasikan dan bagaimana Anda melakukannya sangat menentukan perubahan perilaku mereka yang menghadiri presentasi Anda. Seperti, membantu mereka memiliki pemahaman yang lebih baik mengenai suatu hal. Jika tujuan ini dapat tercapai, itu artinya presentasi Anda telah berhasil.

WASPADALAH

Jangan biarkan software presentasi yang Anda gunakan merusak materi, desain, dan cara penyampaian materi presentasi Anda. Dalam artikelnya, “The Tyranny of Presentation Software,” Rick Altman mengingatkan bahaya penggunaan software yang dapat menjatuhkan presenter yang baik.

“Jangan biarkan software presentasi mengambil alih presentasi. Jika Anda seorang pembicara yang berpengalaman, pastikan agar jangan sampai software menjadikan Anda seperti sebuah robot. Jika Anda bukan seorang pembicara yang berpengalaman, jangan berharap agar software dapat menyelamatkan Anda…. Software presentasi hanyalah sebuah alat, bukan sebuah seni. Di tangan artis, alat bisa melakukan hal-hal yang luar biasa. Di tangan yang salah, alat bisa membuat pembicara yang baik menjadi buruk, dan pembicara yang buruk menjadi lebih buruk lagi.”

SITUASI

Ketika Anda memutuskan atau mengetahui bahwa Anda akan melakukan presentasi, maka Anda harus mencari informasi secara mendetail mengenai hal-hal sebagai berikut :

  • Tujuan (Purpose)
  • Partisipan (People)
  • Poin (Point)
  • Tempat (Place)

TUJUAN

Mengapa Anda melakukan presentasi? Jawaban terhadap pertanyaan tadi merupakan tujuan Anda. Jawaban tersebut mempunyai 2 bagian penting.

Bagian pertama adalah area subyek, yakni apa presentasi Anda? Apa yang akan Anda sampaikan atau meliputi apa saja presentasi Anda?

Sangat penting mengetahui sejauhmana ruang lingkup yang ingin Anda jangkau. Begitupun, sangat penting untuk mengetahui hal-hal yang sebaiknya Anda hindari untuk disampaikan dalam presentasi Anda.

Bagian kedua adalah alasan, mengapa Anda melakukan presentasi? Apa yang Anda harapkan untuk dilakukan audiens Anda? Menyediakan informasi? Membantu para audiens memahami tentang sesuatu hal? Membujuk para audiens untuk setuju terhadap sesuatu? Memotivasi para audiens untuk bertindak? Menghibur para audiens? Ada banyak alasan untuk melakukan presnetasi. Jika Anda mengetahui alasan ini dengan baik, maka presentasi akan lebih terarah dan terstruktur.

PERHATIKAN

Rick Altman membuat rangking presentasi sebagai berikut (“The Tyranny of Presentation Software”) :

  • Best Presentation. Pembicara yang benar-benar bagus, ide-idenya hebat, slide yang ditampilkan semakin memperjelas point, tidak sekedar mengulangnya.
  • Very Good. Pembicara yang benar-benar bagus, ide-idenya hebat, namun tidak menampilkan slide.
  • Still OK. Pembicaranya bagus, slide yang ditampilkan terlalu berlebihan namun tidak memberikan nilai lebih.
  • Not So Good. Pembicaranya buruk, slide yang ditampilkan bagus.
  • Pretty Bad. Pembicaranya buruk dan tidak ada slide yang ditampilkan.
  • The Worst. Pembicaranya buruk, slide yang ditampilkan terlalu berlebihan namun tidak memberikan nilai lebih.

Pada saat Anda mempersiapkan sebuah presentasi,  bayangkan audiens Anda akan memberikan rating kepada Anda menurut skala di atas. Bagaimana skor Anda?

ORANG

Kepada siapa Anda menyampaikan presentasi ini? Jawaban dari pertanyaan tersebut sangat sederhana, terutama bila Anda mengetahui dengan baik siapa yang menjadi kelompok target. Namun ada baiknya Anda memastikan sejauhmana kelompok target Anda mengetahui subyek presentasi Anda dan alasan mereka ingin tahu lebih banyak lagi.

Anda bisa mencoba membayangkan diri Anda duduk di antara kelompok target Anda dan berusaha menjawab pertanyaan kunci berikut ini :

  • Mengapa Anda menghadiri presentasi ini?
  • Bagaimana perasaan Anda ketika menghadirinya?
  • Apa yang Anda harapkan setelah mengikuti presentasi ini?

Jika Anda mampu menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dengan baik, itu artinya Anda memahami dengan baik perasaan kelompok target Anda. Namun jika tidak, Ada harus terus berusaha mencari informasi tentang kelompok target Anda hingga dapat menjawab pertanyaan-pertanyaan tersebut dnegan percaya diri.

POIN

Apa yang Anda inginkan agar terjadi sebagai hasil dari presentasi Anda? Itulah yang dimaksud dengan point, sasaran.

Bagaimana partisipan berubah dan menjadi berbeda setelah mengikuti presentasi Anda? Dengan kata lain, apa yang menjadi bukti kesuksesan Anda, bahwa Anda memenuhi harapan Anda?

Jika Anda mengetahui dengan baik tujuan Anda melakukan presentasi, Anda tidak akan mengalami kesulitan menentukan sasaran presentasi Anda.

TEMPAT

Dimana Anda melakukan presentasi? Tidak hanya mengenai desain ruangan, namun meliputi semua hal tentang lokasi presentasi. Berikut ini beberapa pertanyaan yang harus dijawab :

  • Sebesar apa ruangannya?
  • Bagaimana layout tempat duduk dan mebel lainnya? Sejauhmana kemungkinan layout tersebut diubah jika dibutuhkan?
  • Dimana posisi Anda dalam ruangan tersebut?
  • Peralatan apa saja yang ada di ruangan itu? Layar? Mikrofon? (Jenis apa?) Podium?
  • Dimana peralatan elektronik di-setting?
  • Dimana letak konektor untuk menghubungkan intranet dan/atau internet?
  • Sebaik apa penerangan ruangan dan bagaimana mengontrolnya?
  • Sebaik apa penghangat atau penyejuk ruangan berfungsi?
  • Apakah ada jendela? Jika ada, seberapa banyak, seberapa besar, dan dimana letaknya? Apakah hal itu mengganggu partisipan? Apakah ada gorden/tirai?
  • Apakah ruangan cukup tenang? Bagaimana kondisinya jika terjadi kekacauan?

Pertanyaan lain yang tidak kalah pentingnya terkait dengan masalah lokasi sekaligus logistik adalah : “Seberapa banyak waktu yang Anda miliki untuk melakukan presentasi?”

Anda tidak harus menanyakan semua pertanyaan di atas, tergantung pada sifat dan kebutuhan presentasi Anda. Namun begitu, ada baiknya juga jika Anda dapat memastikan semuanya. (vanda7.vr/pdv)

SELAMAT MENCOBA!

Artikel/Presentation Skill/PDv/ vanda7.vr@gmail.com/0715